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民營加油站資金管理存在的風險與控制措施

時間:2020-09-02 09:09作者:陳鴻鯤
本文導讀:這是一篇關于民營加油站資金管理存在的風險與控制措施的文章,由于民營加油站自身原因:資金量少,信息化程度低,用工不嚴,運營激進,不可避免產生資金安全性的風險,因此必須將此風險列作加油站經營運作的重大風險之一。

  摘    要: 充裕的資金是企業健康穩定發展的基石,對于民營加油站油品經營企業而言,由于融資能力弱,資金的安全性則是管理的重中之重。民營企業相對于國有企業而言,內部管理較為薄弱,容易產生資金管理漏洞,加大資金滅失的風險。本文主要針對民營加油站在油品銷售過程中產生的資金風險并提出相應的應對策略,以促進民營加油站的健康發展。

  關鍵詞: 加油站; 資金風險; 策略;

  隨著中國經濟高速發展,國家對油品經營的放開,民營加油站也深度參與其中。但是由于民營加油站自身原因:資金量少,信息化程度低,用工不嚴,運營激進,不可避免產生資金安全性的風險,因此必須將此風險列作加油站經營運作的重大風險之一。確定風險管理目標有利于加油站落實風險管理責任。加強對重點風險影響因素的識別和評估,梳理出對應的管理措施,是促進民營加油站健康穩定發展必要手段。

  一、民營加油站資金風險管理的原則

  (一)融合性原則

  資金風險管理應與油站經營管理和業務流程相結合,將風險控制點融入業務流程中,強調事前預防,事中監控,事后總結并修正。

  (二)全面性原則

  資金風險管理應覆蓋整個業務流程、操作環境和管理層級與環節,與資金運作有關的方方面面,包括人、事、物全覆蓋。強調全員參與,各司其職,樹立資金風險防控意識。

  (三)重要性原則

  應對影響資金風險因素進行細分和分析,及時識別和應對需要重視的因素,并針對性地采取恰當的措施去降低或規避所帶來的負面影響。

  (四)平衡性原則

  權衡風險與回報、成本與收益之間的關系。資金風險管理內部控制手段多樣,加大控制的力度,可能會導致經營效率降低,內部運行成本增加,管理者需要以最少的風控成本替代風險發生所帶來的經濟損失。
 

民營加油站資金管理存在的風險與控制措施
 

  二、民營加油站資金管理的現狀及風險

  對油站資金風險的全面分析,是內部控制管理工作開展的前提。通過分析資金運作鏈條,結合運營模式,有利于發現資金運營各環節中容易出現的控制漏洞,運用內部控制手段堵塞漏洞,降低風險,實現資金的安全管控。與其他行業相比,加油站行業面臨更為復雜的內外部環境:大量的現金交易及大量的庫存現金;油站網點數量眾多、分散且地理位置各異;油站工作人員流動性大,綜合素質不高;油站信息化程度低,油品進銷存數據反饋不及時、資金流難以與銷售數據及時匹配;市場競爭激烈,不恰當地運用賒銷政策等,上述種種因素將不可避免產生如下各種風險。

  (一)現金停留期間被盜搶的風險。

  加油站目前現金結算比重依然很大,在一些偏遠且網絡不發達地區,絕大部分交易以現金形式進行,個別油站現金營業款占日營業額比例高達70%,如此巨量的庫存現金即使放置保險柜中,若不能做到每天及時上交銀行,將會加大被盜搶后的損失,降低庫存現金是資金管理的首要任務。

  (二)油站信息化程度不高,數據容易出錯風險

  民營油站多個系統獨立運作,如油品(POS)銷售系統,便利店商品銷售系統,發票系統,IC油卡充值結算系統和銀行刷卡交易系統。系統間缺少關聯,信息不共享,無法實現物流、資金流、信息流一體化的閉環運行,一筆業務分別在割裂的多個系統中操作,不僅導致操作效率低下,數據核對不準確,而且容易產生各種誤操作乃至舞弊情況的出現。

  (三)現金折扣風險

  現金加油和油卡加油相比會存在一定現金折扣優惠,因此油站員工會冒充客戶辦理多種油卡,在處理現金客戶加油時收取客戶現金,同時用油卡為客戶加油,賺取價差,為自己謀取不當收益從而損害企業利益。

  (四)人員招聘,選拔不嚴導致

  員工不具備應有的職業道德,容易滋生弄虛作假,監守自盜行為,乃至于外部人員勾結,曝露油站資金情況,加大資金被盜搶的風險。

  (五)應收賬款壞賬風險

  賒銷是一把雙刃劍,為占領市場,發展賒銷客戶會加大壞賬損失的風險。做大做強,走規模擴張之路是企業發展壯大戰略之一,但是在未對客戶進行信用評估前提下而隨意新增賒銷客戶或擅自擴大賒銷額度,都會不可避免地帶來壞賬損失。

  三、加油站資金風險管理的策略

  (一)降低庫存現金被盜搶的風險,可根據客觀情況作出相應的控制。針對油站分布距離銀行遠的現實情況,現金送銀行不安全,需要與開戶銀行協商或聘請有資質的押鈔公司提供上門收款服務,從而確保營業款安全、及時送繳銀行,進而降低現金留存油站的金額,將被盜搶的損失降至最少;建立庫存現金限額制度,明確超限額送繳銀行的操作。對于現金交易量大或庫存超限額的油站必須每天都安排銀行收款,現金交易量少的油站可以降低繳存銀行的頻率。

  (二)加大操作軟件的研發投入,實現油站和管理部門間的信息共享,數據及時傳遞。對于加油站現場而言,實現各系統間信息的互聯互通,實現銷售、收款和開發票系統間無縫連接,閉環運作;提高工作效率,減少人工記賬,避免或減少人為操作失誤。提高物流、資金流、信息流一致性和準確性。對于上級管理部門而言,應該引入OA系統,將加油站現場各操作系統接入OA系統,實現各項信息實時共享、監控,隨時掌握加油站資金、銷售、各項庫存情況,同時將部分開戶、開卡、辦券和采購的審批權限放置上級管理部門,加大跨部門內部牽制力度。

  (三)嚴把油品優惠卡開卡操作,設置分級授權。將開卡在審批權限放置管理部門,油站現場只是執行客戶的開卡申請并提交開卡資料送審的操作,確保優惠卡開立的真實性,杜絕站內員工自行開卡的行為,降低員工套取現金折扣的機會。

  (四)嚴把油品賒銷卡開卡操作。賒銷客戶資質審核不嚴,信用額度設置不合理,都會導致壞賬發生,可以考慮通過以下方式實現控制:

  1.事前審核:根據公司訂立的開戶政策,對于新開客戶需要做好開戶前的信用調查工作,包括但不限于讓客戶提供擔保、近三年經審計的財務報表,關注客戶資產質量、對外欠款情況、注冊資本實繳情、客戶盈利能力和短期償債能力,從而給出合理的賒銷額度和賬期。

  2.事中監控:要通過銷售日報表密切關注客戶的賒銷是否超信用額度,是否有超期欠款,一經發現超標情況立刻暫停該客戶賒銷業務,待客戶回款后才恢復客戶的業務。

  3.事后追責:對于超信用政策的客戶,必須停止與客戶正常的業務往來,敦促客戶回款,必要時通過法律途徑追討欠款。

  4.每年年度結束后需要對已授信的客戶財務狀況和付款及時性進行重新評估,及時調整客戶的下一年度的信用政策。

  (五)大力推廣非現金結算支付方式。除銀行卡支付方式外,在網絡通暢的站點增加微信、支付寶等網絡支付方式,另外也可以推廣預付IC油卡的業務等交易方式,降低現金交易量。另外對于連鎖型的加油站,需要及時加強區域間客戶加油信息的歸集及共享,避免賒銷或預付IC油卡的客戶利用油站間信息歸集數據不及時,變相加大賒銷額或惡意透支。

  (六)嚴把用人關。招聘時要切實做好背景調查工作,加強員工素質和職業道德教育,良好的員工素質和職業道德觀念能確保油站員工按照規章制度切實執行,從而減少員工舞弊可能。重要崗位人員的任用如站長和收銀員,還需要不斷加強法紀和風險教育,讓其意識到資金安全的重要性,此類重要崗位還需要進行定期輪換制度。落實崗位責任制,嚴厲追究油站員工“監守自盜”的法律責任。

  (七)加強財務部門對營業資金監督。財務部門對油站營業資金監督主要體現在兩個方面:其一,通過銷售系統,確認油站上報銷售收入和系統銷售收入一致;其二,通過油站每天上報的銷售日報表和資金結算日報表,確保銷售收入等于資金結算收入,上述兩份表格存在如下勾稽關系:銷售收入=資金結算收入=“銀行POS刷卡款\微信或支付寶支付款”+“IC油卡預存款”+“賒銷款”+“現金營業款”,該現金營業款應該等于送繳銀行款。負責審核報表的財務職員應該熟悉表內數據的勾稽關系,對異常數據具有職業的敏感性。重點關注銷售收入和資金結算收入是否一致,現金長短款是否在公司規定的范圍內,繳存銀行的現金回單是否及時收到等。

  (八)建立嚴格在油品和商品管理制度,落實責任和賠償制度。通過交接班庫存管理制度,明確各班庫存異常損耗情況,及時發現問題,避免通過異常的損耗掩蓋管理的漏洞或人為的操作,降低物資資金被侵占的風險。

  (九)完善加油站資金管理制度及流程。明確加油工只負責加油操作,所有收款業務由收銀員負責處理,站長統籌管理并負責監督工作的落實;執行限額投幣制度,百元現鈔隨時投入保險柜,收銀柜現鈔不超2000元;做好班結、日結資金交收登記工作,及時核對班結收入和資金收入差異,查找差異成因,及時發現問題,明確責任歸屬;及時整理好應上繳銀行現金等資料并存放于保險柜中,以備銀行或押鈔公司上門收款所需;保險柜鑰匙和密碼需要由當班的收銀員和站長分別保管等。

  (十)加強安保配套設施。在油站出入口、保險柜上方等關鍵位置加裝監控攝像頭;與當地主管派出所加強聯系,安裝報警器和直聯派出所的報警系統,起到阻嚇歹徒的作用;給加油站購買現金險,降低資金被盜搶后帶來的經濟損失,轉移風險。

  (十一)強化油站內部控制,合理設置崗位,做到不相容崗位分離。

  1.加油和收款崗位分離。

  2.卡券和賒銷業務申請和審批崗位相分離,油站現場只負責受理客戶相關業務申請,上級主管部門負責資料復核和業務審批開通,日常監控和預警工作在上級主管部門。

  3.各職能部門各施其職,加強加油站現場監督工作。上級主管部門負責日常監控和巡檢工作;財務部門日常主要對油站的資金是否按規定及時繳存銀行,應繳額和實繳額是否一致進行監督。財務部門還需定期對油站進行實地資金盤點,盤點時需暫停站面所有業務運作,盤點內容包括庫存現金,油品和小商品,將實盤數和系統中對應的銷售收入和油品、小商品庫存數核對,確,F金長短款和油品庫存差異在規定合理的范圍內,對不合理的差異需要立刻上報管理層,并需要現場站長查找原因作出合理解釋。另外,也需要核對小商品的庫存賬面數和實際數的差異,防止已實現但是沒入賬的銷售,形成賬外資金。

  四、結語

  總之,加油站經營企業需要根據自身經營特點,結合內外部環境,制定一整套完整的資金管控制度,將資金管控制度融入油站日常管理和運作當中,全員參與,落實崗位責任制,樹立資金管控意識,以促進企業健康穩定發展。

  參考文獻

  [1] 中華人民共和國財政部.企業內部控制基本規范[M].上海:立信會計出版社,2008.
  [2]王金鳳等.石油銷售企業資金風險管理策略探析[J].財務與會計,2011(07):16-18.
  [3]袁照兵.淺析加油站資金管理風險與防控[J].中國總會計師,2015(11):59-60.

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